كلمة العميل مش كفاية: ليه كل مرحلة محتاجة موافقة مكتوبة

الغلطة الخامسة اللي وقعت فيها: إني كنت بعتبر كلمة العميل كفاية. من غير ورقة، ولا توقيع، ولا حتى رسالة مكتوبة. ودي الحلقة الخامسة من سلسلة "أخطاء البداية".

إزاي كنا بنشتغل

العميل يقول موافق، نبدأ. نتفق على الشكل في مكالمة، ننفّذ. نسلّمه جزء من الشغل ويقول تمام، نكمّل. وأنا كنت شايف إن ده طبيعي جدًا: الأمور بسيطة، والعلاقة حلوة، والناس محترمة.

وكنت شايف إن الورق والتوقيعات روتين وبيروقراطية مالهاش لازمة.

اليوم اللي العميل يقول فيه "أنا ما وافقتش"

لحد ما ييجي اليوم اللي العميل يقولك فيه: "أنا ما وافقتش على ده"، أو "أنا ما استلمتش الجزء ده أصلًا".

والمشكلة إن مش شرط يكون بيكدب أو بيحاول يتهرب. ممكن يكون فاكر الموضوع بشكل مختلف، أو نسي فعلًا إحنا اتفقنا على إيه. عدّى شهور، واتكلمنا في مية حاجة، والتفاصيل اتلخبطت.

كل واحد عنده رواية مختلفة، وإنت معندكش حاجة ترجع لها وتحسم الخلاف.

من خلاف بسيط لإجراءات قانونية

وساعتها ممكن الموضوع يوصل لخلاف كبير، وأحيانًا لإجراءات قانونية الشركة كانت في غنى عنها تمامًا. أو على الأقل، كانت هتقف في موقف أقوى بكتير لو كان في إيدها توثيق بسيط يثبت الاتفاق أو الاستلام.

تلات حاجات اتعلمتها

1. كل مرحلة في الشغل لازم يكون ليها موافقة مكتوبة. المتطلبات، والتصميم، وكل تعديل، والتسليم.
2. التوثيق مش لازم يكون عقد معقد. إيميل، أو رسالة واتساب واضحة فيها تفاصيل الاتفاق ورد صريح بالموافقة، ممكن تكون دليل مهم وقت الخلاف.
3. بعد أي اجتماع أو مكالمة، ابعت ملخص باللي اتفقتوا عليه. وخلّي العميل يأكد عليه كتابة.

التوثيق مش عدم ثقة

التوثيق مش معناه إنك مش واثق في العميل. التوثيق بيحمي الاتنين: بيحميك إنت من الإنكار، وبيحمي العميل من سوء الفهم. والعلاقة الحلوة بتفضل حلوة لما كل حاجة فيها تبقى واضحة.

الخلاصة

اللي كنت فاكره روتين، طلع هو اللي بيحمي الشغل كله. رسالة واحدة واضحة النهارده ممكن توفّر عليك شهور من الخلاف بكرة.

اتعرّف أكتر على علاء سمير، مؤسس ضروري، أو ابعتلنا رسالة من صفحة التواصل.